Manter os documentos contábeis organizados é fundamental para o bom funcionamento de uma empresa. Eles não apenas auxiliam no cumprimento das obrigações legais, mas também proporcionam um panorama claro sobre a saúde financeira do negócio.
Neste conteúdo, vamos abordar os principais documentos que toda empresa deve organizar e conservar.
- Notas Fiscais
As notas fiscais são a base da contabilidade. Elas comprovam as transações de compra e venda, além de serem essenciais para o cálculo correto dos impostos. Certifique-se de arquivar tanto as notas de entrada (compras) quanto as de saída (vendas) de forma organizada, separando-as por período ou tipo de operação. - Comprovantes de Pagamento
Guarde comprovantes de pagamentos de despesas como aluguéis, contas de energia, água, telefone e internet, assim como de folha de pagamento e encargos sociais. Esses documentos são importantes para justificar saídas de recursos e facilitar auditorias ou fiscalizações. - Extratos Bancários
Os extratos bancários são essenciais para o controle financeiro. Eles auxiliam na conciliação contábil e ajudam a identificar inconsistências, como cobranças indevidas ou transações não reconhecidas. - Livro Caixa e Relatórios de Fluxo de Caixa
Manter o livro caixa atualizado é uma prática que facilita a organização de receitas e despesas. Esses relatórios são indispensáveis para a contabilidade e para o controle do dinheiro em movimento. - Contratos e Documentos Societários
Organize contratos de prestação de serviços, contratos de aluguéis, e os documentos societários, como o contrato social e alterações contratuais. Esses documentos podem ser exigidos em fiscalizações ou para comprovar direitos e responsabilidades legais. - Declarações e Guias de Impostos
Guarde as declarações de impostos, como DAS (Simples Nacional), DCTF, DIRF, e guias de recolhimento de tributos. Esses documentos comprovam o pagamento dos impostos e evitam multas por não conformidade. - Folha de Pagamento e Obrigações Trabalhistas
Registros de folha de pagamento, FGTS, INSS, e demais obrigações trabalhistas devem ser arquivados de maneira organizada. Isso protege a empresa em eventualidades como fiscalizações trabalhistas ou processos judiciais. - Registros de Inventário
Para empresas que possuem estoques, manter um registro atualizado de inventário é essencial. Ele é utilizado para o cálculo do custo das mercadorias vendidas (CMV) e para o controle de perdas. - Escriturações Contábeis
Livros contábeis, como o Livro Razão e o Livro Diário, são obrigatórios para diversas empresas e devem ser mantidos de forma acessível. Eles documentam todas as transações financeiras e servem como base para relatórios financeiros. - Relatórios Gerenciais
Por fim, organize relatórios gerenciais, como demonstrativos de resultados e balanços patrimoniais. Esses documentos ajudam a avaliar o desempenho da empresa e a tomar decisões estratégicas.
Conclusão
Manter esses documentos contábeis organizados protege a empresa de problemas legais, melhora a gestão financeira e facilita o trabalho do contador. Invista em sistemas de digitalização e organização para tornar esse processo mais eficiente.
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